Saajayhteisön tulee noudattaa näitä ohjeita sekä näyttää toteen hankkeen kestäessä ja sen päättyessä avustukseen liittyvien yleisten ehtojen toteutuminen.
Hankkeessa syntyvät kustannukset tulee aina esittää Säätiön Kustannustilitysraportilla.
Tutustu huolella ohjeistukseen, ja varmista, että olet antanut riittävät tiedot kussakin vaiheessa. Halutessasi voit ladata avustusta koskevan ohjeistuksen PDF-versiona. Mikäli sinulle tulee kysyttävää avustuksesta, voit aina olla yhteydessä Säätiöön.
Raportointi
Pienet hankkeet
Pienissä hankkeissa (säätiön avustus enintään 30 000 € ja kesto alle 12 kk) saajayhteisön on laadittava loppuraportti, jossa kuvataan, miten hankkeessa saavutettiin sille hakemusvaiheessa asetetut tavoitteet. Oheen tulee liittää allekirjoitettu kustannustilitysraportti toteutuneista kustannuksista verrattuna hakemuksen kustannusarvioon.
Laajat hankkeet
Laajemmissa hankkeissa, jotka kestävät yli vuoden tai avustus on yli 30 000 €, sovitaan hankkeen väliraportoinnista erikseen kirjallisesti avustuspäätöksen jälkeen. Väliraportoinnissa tulee käydä ilmi hankkeen eteneminen sekä kustannusten että aikataulun osalta verrattuna suunnitelmaan. Merkittävät poikkeamat hakemuksessa esitetyistä suunnitelmista voivat johtaa avustuksen peruuttamiseen. Projektin valmistuttua laadittavassa loppuraportissa kuvataan, miten hankkeessa on saavutettu sille asetetut tavoitteet.
Mikäli hankkeen loppuunsaattaminen vaarantuu tai estyy joko kuluihin tai aikatauluun tulleista oleellisista muutoksista tai muista syistä johtuen, tulee saajayhteisön informoida säätiötä tilanteesta ensi tilassa. Poikkeustapauksessa ja syiden ollessa perusteltuja voi säätiö ottaa hankkeen rahoituksen uudelleen käsittelyyn.
Saajan tulee loppuraportin yhteydessä antaa säätiölle hankkeen kustannustilitys verrattuna hakemukseen. Toteutuneet kustannukset raportoidaan siten, että kustannustilityksestä selviää säätiön myöntämän avustuksen käyttö avustuspäätöksen/hakemuksen mukaisiin kuluihin. Säätiön erikseen määrätessä tulee kustannustilitys antaa myös väliraportin yhteydessä.
Projektin vastuullisen vetäjän ja vastaanottajaorganisaation vastuullisen johtajan tulee allekirjoituksellaan vahvistaa, että kustannustilityksessä esitetyt kustannukset ovat projektin aiheuttamia ja kohdennettu projektille näiden yleisten ehtojen edellyttämällä tavalla. Tämän lisäksi edellytetään saajayhteisön tilintarkastajan lausunto hakemuksessa esitetylle kustannustilitykselle.
Muutokset hankkeen toteutumisessa
Hanke tulee saattaa päätökseen sovitussa ajassa. Pakottavissa tapauksissa säätiö voi myöntää harkitusti lisäaikaa perusteltua hakemusta vastaan. Mikäli saajayhteisö ei jätä hakemusta lisäajan myöntämiseksi tai muuten informoi säätiötä poikkeamista, ei säätiö ole velvollinen suorittamaan sovittuja maksamattomia avustuksia.
Hankkeen kustannusten seuranta ja hyväksyttävät kustannukset
Saajayhteisön tulee järjestää laajojen hankkeiden (yli 30 000 €) seurantaan erillinen kirjanpito. Saajan kirjanpitoon tai kustannuslaskentaan on avattava tili, laskentakohde tai muu laskentatunniste, jolla toiminnasta aiheutuvat kustannukset ovat yksilöitävissä ja todennettavissa.
Pienissä hankkeissa riittää saajayhteisön hankepäällikön laatima luotettava kustannustilitys avustusten käytöstä suhteessa hakemukseen. Kustannustilityksen varmentavat vastaanottajaorganisaation johtaja tai hankkeen vastuullinen vetäjä allekirjoituksellaan.
Tarvittaessa säätiöllä tai sen valtuuttamalla on oikeus tarkastaa laskentajärjestelmän luotettavuus.
Säätiöllä on oikeus jättää hyväksymättä saajan esittämiä kustannuksia, jos ne perusteiltaan poikkeavat hakemuksessa esitetyistä. Tällöin säätiö korjaa lopullisen avustuksen määrää vastaavasti.
Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat hankkeelle kohdistuneet, ja saajan kirjanpidossa olevat, maksetut arvonlisäverottomat kustannukset. Hyväksyttäviin kustannuksiin ei saa sisältyä rahoitus- eikä vakuutusmenoja, varauksia, investointimenoja eikä poistoja.
Kustannukset voidaan hyväksyä arvonlisäverollisina, jos saaja ei ole arvonlisävelvollinen ja maksettava arvonlisävero jää saajan lopulliseksi kustannukseksi.
Säätiö voi hyväksyä hankkeen kustannuksiksi henkilökustannuksia ja muita projektin toteuttamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia. Organisaatioiden yleiskustannuksia ei hyväksytä avustettaviin kustannuksiin.
Säätiö varaa kuitenkin oikeuden päättää tapauskohtaisesti kustannusten hyväksyttävyydestä.
Henkilö- ja henkilösivukustannukset
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat yleensä projektin toteuttamiseen osallistuneiden henkilöiden työajan ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat siltä osin, kun ne varmennetusti kohdistuvat hankkeelle.
Palkansaajan kokonaistyöajasta on tarvittaessa esitettävä selvitys. Hankkeelle kohdistetut palkat saavat vastata korkeintaan saajayhteisön vastaavasta työstä maksettua tasoa. Saajayhteisön oman organisaation henkilökustannukset sivukuluineen eivät saa ylittää 20 %:a hankkeen hyväksytyistä kokonaiskustannuksista.
Jos työstä maksettu korvaus on työkorvausta eikä palkkaa, se tilitetään kuten ”Ostetut palvelut”.
Henkilösivukulut (mm. loma-ajan palkat, lomaraha) sekä sosiaaliturvan kustannukset voivat olla enintään 40 % hankkeelle kohdistuvista tehollisen työajan palkoista.
Muut kustannukset
Matkakustannukset
Matkakustannuksia voidaan hyväksyä verovapaista matkakustannusten korvauksista annetun verohallituksen päätöksen mukaisesti edellyttäen, että ne ovat hankkeen toteuttamiseen kuuluvia kuluja.
Aine- ja tarvikekustannukset
Hankkeen edellyttämät saajayhteisön ulkopuolelta ostettavat aine- ja tarvikekustannukset hyväksytään laskutuksen mukaisina.
Ostetut palvelut
Saajayhteisön ulkopuolelta ostettavat suunnittelu-, konsultti- yms. työt voidaan hyväksyä laskutuksen mukaisesti edellyttäen, että ne on eritelty hakemuksessa osana hanketta.
Kustannusseuranta
Ladattavat materiaalit
Kustannustilitysraportti
Ilmoita hankkeen kustannukset oheisella kustannustilitysraportilla. Lataa raportti tästä: Kustannustilitysraportti
PDF-ohjeistus
Voit ladata avustuksia koskevan ohjeistuksen myös pdf-tiedostona. Lataa ohjeistus tästä: PDF-ohjeistus – avustukset