Kustannusseuranta
Kustannus-seuranta
Tällä sivulla kuvataan hankkeen kustannusseurantaan, hyväksyttäviin kustannuksiin sekä kustannusten raportointiin liittyvät periaatteet ja vaatimukset. Ohjeiden tavoitteena on varmistaa hankkeen talouden läpinäkyvyys, kustannusten asianmukainen kohdentaminen sekä avustuksen käytön luotettava seuranta. Kaikkien hankkeeseen liittyvien kustannusten tulee olla perusteltuja, todennettavissa ja hankkeen toteutukseen liittyviä.
Maksatusta hakiessaan, tulee hankerahoituksen saajan antaa kustannusraportti keskeneräisen hankkeen toteutuneista kustannuksista tai valmistuneen hankkeen lopullisista toteutuneista kustannuksista. Hankkeessa syntyvät kustannukset tulee aina esittää Säätiön kustannusraporttilomakkeella, joka on toimitettu hankeavustussopimuksen yhteydessä.
Tutustu huolella ohjeistukseen, ja varmista, että annat riittävät tiedot kustannusraporttilomakkeella.
Lataa avustusta koskeva ohjeistus PDF-versiona.
Avustus edellyttää kustannusten seurantaa
Saajayhteisön tulee järjestää laajojen hankkeiden (yli 30 000 €) seurantaan erillinen kirjanpito. Saajan kirjanpitoon tai kustannuslaskentaan on avattava tili, laskentakohde tai muu laskentatunniste, jolla toiminnasta aiheutuvat kustannukset ovat yksilöitävissä ja todennettavissa.
Pienissä hankkeissa riittää saajayhteisön hankepäällikön laatima luotettava kustannusraportti avustusten käytöstä suhteessa hakemukseen. Kustannusraportin varmentavat vastaanottajaorganisaation johtaja tai hankkeen vastuullinen vetäjä allekirjoituksellaan.
Tarvittaessa Säätiöllä tai sen valtuuttamalla on oikeus tarkastaa laskentajärjestelmän luotettavuus.
Säätiöllä on oikeus jättää hyväksymättä saajan esittämiä kustannuksia, jos ne perusteiltaan poikkeavat hakemuksessa esitetyistä. Tällöin Säätiö korjaa lopullisen avustuksen määrää vastaavasti.
Hyväksyttävät kustannukset
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat hankkeelle kohdistuneet, ja saajan kirjanpidossa olevat, maksetut arvonlisäverottomat kustannukset. Hyväksyttäviin kustannuksiin ei saa sisältyä rahoitus- eikä vakuutusmenoja, varauksia, investointimenoja eikä poistoja.
Kustannukset voidaan hyväksyä arvonlisäverollisina, jos saaja ei ole arvonlisävelvollinen ja maksettava arvonlisävero jää saajan lopulliseksi kustannukseksi.
Säätiö voi hyväksyä hankkeen kustannuksiksi henkilökustannuksia ja muita projektin toteuttamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia. Organisaatioiden yleiskustannuksia ei hyväksytä avustettaviin kustannuksiin.
Säätiö varaa kuitenkin oikeuden päättää tapauskohtaisesti kustannusten hyväksyttävyydestä.
Henkilö- ja henkilösivukustannukset
Henkilö- ja henkilö-sivukustannukset
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat yleensä projektin toteuttamiseen osallistuneiden henkilöiden työajan ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat siltä osin, kun ne varmennetusti kohdistuvat hankkeelle.
Palkansaajan kokonaistyöajasta on tarvittaessa esitettävä selvitys. Hankkeelle kohdistetut palkat saavat vastata korkeintaan saajayhteisön vastaavasta työstä maksettua tasoa. Saajayhteisön oman organisaation henkilökustannukset sivukuluineen eivät saa ylittää 20 % hankkeen hyväksytyistä kokonaiskustannuksista.
Jos työstä maksettu korvaus on työkorvausta eikä palkkaa, se tilitetään kuten ”Ostetut palvelut”.
Henkilösivukulut (mm. loma-ajan palkat, lomaraha) sekä sosiaaliturvan kustannukset voivat olla enintään 40 % hankkeelle kohdistuvista tehollisen työajan palkoista.
Muut kustannukset
Matkakustannukset: Matkakustannuksia voidaan hyväksyä verovapaista matkakustannusten korvauksista annetun verohallituksen päätöksen mukaisesti edellyttäen, että ne ovat hankkeen toteuttamiseen kuuluvia kuluja.
Aine- ja tarvikekustannukset: Hankkeen edellyttämät saajayhteisön ulkopuolelta ostettavat aine- ja tarvikekustannukset hyväksytään laskutuksen mukaisina.
Ostetut palvelut: Saajayhteisön ulkopuolelta ostettavat suunnittelu-, konsultti- yms. työt voidaan hyväksyä laskutuksen mukaisesti edellyttäen, että ne on eritelty hakemuksessa osana hanketta.