Raportointi
Hankkeen raportoinnin tarkoituksena on varmistaa hankkeen tavoitteiden toteutuminen sekä avustuksen asianmukainen käyttö. Raportissa kuvataan hankkeen eteneminen, saavutetut tulokset ja toteutuneet kustannukset suhteessa alkuperäiseen suunnitelmaan ja kustannusarvioon. Raportointivaatimukset määräytyvät hankkeen laajuuden, keston ja myönnetyn avustuksen perusteella.
Maksatusta hakiessaan, on hakijan esitettävä hankkeesta sen hetkinen tilanneraportti. Yleensä avustus maksetaan jälkikäteen toteutuneiden kustannusten perusteella, jolloin raportin tulee koskea koko hankkeen toteutumista. Laajoissa hankkeissa voi Säätiö maksaa osasuorituksia hankkeen olleessa käynnissä, jolloin hakijan on tehtävä hankkeesta väliraportti.
Lataa avustusta koskeva ohjeistus PDF-versiona.
Muutokset hankkeen toteutusajassa
Hanke tulee saattaa päätökseen sovitussa ajassa. Pakottavissa tapauksissa Säätiö voi myöntää harkitusti lisäaikaa perusteltua hakemusta vastaan. Mikäli saajayhteisö ei jätä hakemusta lisäajan myöntämiseksi tai muuten informoi Säätiötä poikkeamista, ei Säätiö ole velvollinen suorittamaan sovittuja maksamattomia avustuksia.
Pienet hankkeet
Pienissä hankkeissa (Säätiön avustus enintään 30 000 € ja kesto alle 12 kk) saajayhteisön on laadittava loppuraportti, jossa kuvataan, miten hankkeessa saavutettiin sille hakemusvaiheessa asetetut tavoitteet. Oheen tulee liittää allekirjoitettu kustannusraporttiin toteutuneista kustannuksista verrattuna avustushakemuksessa olleeseen kustannusarvioon.
Laajat hankkeet
Laajemmissa hankkeissa, jotka kestävät yli vuoden tai avustus on yli 30 000 €, sovitaan hankkeen väliraportoinnista erikseen kirjallisesti avustuspäätöksen jälkeen. Väliraportissa tulee käydä ilmi hankkeen eteneminen sekä kustannusten että aikataulun osalta verrattuna suunnitelmaan. Merkittävät poikkeamat hakemuksessa esitetyistä suunnitelmista voivat johtaa avustuksen peruuttamiseen. Projektin valmistuttua laadittavassa loppuraportissa kuvataan, miten hankkeessa on saavutettu sille asetetut tavoitteet.
Mikäli hankkeen loppuunsaattaminen vaarantuu tai estyy joko kuluihin tai aikatauluun tulleista oleellisista muutoksista tai muista syistä johtuen, tulee saajayhteisön informoida Säätiötä tilanteesta ensi tilassa. Poikkeustapauksessa ja syiden ollessa perusteltuja voi Säätiö ottaa hankkeen rahoituksen uudelleen käsittelyyn.
Saajan tulee loppuraportin yhteydessä antaa Säätiölle hankkeen kustannusraportti verrattuna hakemukseen. Toteutuneet kustannukset raportoidaan siten, että kustannusraportissa selviää Säätiön myöntämän avustuksen käyttö avustuspäätöksen/hakemuksen mukaisiin kuluihin. Säätiön erikseen määrätessä tulee kustannusraportti antaa myös väliraportin yhteydessä.
Projektin vastuullisen vetäjän ja vastaanottajaorganisaation vastuullisen johtajan tulee allekirjoituksellaan vahvistaa, että kustannusraportissa esitetyt kustannukset ovat projektin aiheuttamia ja kohdennettu projektille näiden yleisten ehtojen edellyttämällä tavalla. Tämän lisäksi edellytetään saajayhteisön tilintarkastajan lausunto hakemuksessa esitetylle kustannusarvioon.
